El Ing. Jorge A. Salas (2002) en su publicación Canales de Distribución y Administración Logística señala que "El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa o sector de todo el material necesario para su funcionamiento". Sin embargo, dicha función precede al planeamiento logístico y considera previamente aspectos fundamentales como: la disponibilidad de proveedores confiables, líneas de créditos, costos de transporte e inventarios, almacenamiento, entre otros; coadyuvando todos en la consecución de los firmes propósitos de la Logística de Requisición: máxima calidad de los materiales, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.
Quienes día a día, vivimos el complejo pero fascinante mundo de la Logística, reconocemos como prioritaria la esencia de mantener la continuidad en el abastecimiento de lo requerido, minimizando los costos operativos y maximizando la rentabilidad de la Empresa.
Lo que a continuación se describe es un conjunto de actividades enumeradas siguiendo un orden lógico y graficadas a través de un flujograma de operaciones, a fin de ejemplificar lo que sería un proceso de requisición de materiales en una Empresa cualquiera:
1.- El Cliente / usuario emite un requerimiento de material.
2.- El personal del almacén recibe del cliente / usuario la solicitud (formato) para la entrega de materiales.
3.- El almacenista verifica si el (los) material(es) se encuentran en el inventario.
En caso positivo: Despacha al cliente / usuario el material.
En caso negativo: Emite una solicitud para la compra (según las políticas de Inventario) y la envía al Departamento de Compras para su procesamiento.
4.- El Supervisor de Compras recibe la solicitud de compra y la revisa.
En caso de estar correcta: la conforma y la envía al Comprador para su ejecución.
En caso negativo: devuelve la solicitud al Almacén para su corrección.
5.- El Comprador recibe la solicitud de compra.
6.- El Comprador conforma un panel de posibles compradores (según el tipo de material requerido) y elabora una solicitud de cotización. Inicia un expediente para la procura.
7.- El Comprador envía a los proveedores la solicitud de cotización (personal, correo, Internet, fax) para la elaboración y presentación de la oferta respectiva.
8.- El Comprador recibe de los proveedores las ofertas o cotizaciones (vía personal, correo, Internet, fax).
9.- El Comprador revisa las ofertas contra la solicitud de cotización emitida, elabora un análisis de cotización y determina cuál es la mejor oferta. Anexa todos los documentos al expediente de compra (procura).
10.- El Comprador visualiza si la cotización (oferta) es mayor al nivel de aprobación establecido para su cargo (política de la empresa).
En caso positivo: Envía el expediente de compra al Supervisor para su revisión y aprobación. (Actividad 14)
En caso negativo: continúa con el proceso de compra. (Actividad 10)
11.- El Comprador coloca la orden de compra.
12.- El Comprador notifica al proveedor la buena pro.
13.- El Comprador envía el archivo del expediente de compra al Supervisor.
14.- El supervisor de compra recibe y revisa el expediente de compra (incluye la solicitud de cotización, ofertas, análisis de las cotizaciones y los anexos).
15.- El supervisor revisa la mejor oferta (en cuanto a tiempos y costos) y analiza su contenido.
En caso positivo: aprueba la oferta, firma la orden de compra y envía el expediente al Comprador.
En caso negativo: hace las observaciones respectivas y se las remite junto al expediente al Comprador.
16.- El Comprador recibe el expediente, revisa observaciones del Supervisor y vuelve al paso respectivo (repetir cotizaciones, solicitar aclaratoria de ofertas, pedir anexos adicionales, aclarar precios, otros)
17.- El Comprador recibe la información adicional solicitada para su análisis.
En caso positivo: envía el expediente con los nuevos recaudos al Supervisor de compras para su revisión y aprobación.
En caso negativo: solicita al (los) proveedor(es) mayor aclaratoria. (Actividad 18)
18.- El Comprador recibe del (los) proveedor(es) las aclaratorias respectivas.
19.- El Supervisor de Compras recibe nuevamente el expediente y cumple proceso similar a la actividad 14.
20.- Almacén (recepción) recibe el (los) material(es) de parte del proveedor.
21.- El Almacenista coteja el (los) material(es) recibido(s) contra lo solicitado en la Orden de Compra.
En caso positivo: aprueba la recepción, sella las notas de entrega del proveedor o emite el documento de recepción (según procedimiento de la empresa).
En caso negativo: devuelve el material al proveedor indicando las fallas observadas. (Actividad 24)
22.- El Almacenista coloca el material en su posición respectiva o llama al cliente/usuario para que retire el mismo.
23.- El Almacenista recopila los documentos y los envía al archivo.
24.- El Almacenista notifica la novedad al Comprador (en caso de necesitar su intervención en la entrega del material); en caso contrario sólo espera que el proveedor cumpla con las indicaciones para la correcta entrega.
25.- El Comprador se comunica con el (los) proveedor(es) para aclarar situación sobre la entrega del material.
26.- El Comprador informa al personal de Almacén sobre su gestión.
27.- Almacén recibe nuevamente el (los) material(es) de parte del proveedor. Se procede similar al paso N° 21.
